Dienstplan mit Excel erstellen: noch zeitgemäß?

Ein effizientes Dienstplanmanagement ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf in Unternehmen.
Ein bevorzugtes Programm zur Erstellung von Dienstplänen ist dabei Excel. Doch ist diese Methode angesichts der fortschreitenden Digitalisierung und der zunehmenden Flexibilisierung der Arbeitszeiten noch zeitgemäß?

Eine Dienstplanung mit Excel-Vorlage ist machbar, aber fehleranfällig.

Die Dienstplanung ist ein komplexer Prozess, bei dem viele Faktoren beachtet werden müssen. Neben den zeitlichen Aspekten müssen auch die gesetzlichen Vorgaben sowie interne Vorschriften und die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
In vielen Unternehmen wird die Dienstplanung nach wie vor mit einer Excel-Vorlage erstellt, da das Programm in den meisten Firmen zur Grundausstattung gehört. 

Trotz der vielen Möglichkeiten und der Nutzung von Formeln birgt das Programm als Dienstplaner hohes Fehlerpotenzial: So erfordert beispielsweise die Dienstplanung in Excel häufig manuelle Eingaben und Bearbeitungen. Dieser manuelle Aufwand ist nicht nur zeitaufwendig, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern. 

Hinzu kommt, dass Excel-Dateien oft auf einem lokalen Gerät gespeichert sind, was die gemeinsame Bearbeitung erschwert. In Unternehmen, in denen mehrere Personen an der Dienstplanung beteiligt sind, kann dies zu Konflikten und Schwierigkeiten bei der Echtzeit-Kollaboration führen. 

Zudem bietet Excel nur begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung an sich ändernde Anforderungen. Bei komplexen Dienstplanungen mit Schichtrotationen, Überstundenberechnungen und Urlaubsverwaltung stoßen Excel-Vorlagen oft an ihre Grenzen

Die smarte Lösung: Dienstpläne online erstellen

Besser ist hier der Einsatz von spezialisierter Dienstplanungssoftware. Digitale Tools ermöglichen die Dienst- und Urlaubsplanung, Zeiterfassungen und Abrechnung in einem Tool zu automatisieren. Mit einer Dienstplan-Software kann mit wenigen Klicks ein Dienstplan erstellt und den Mitarbeitern unter Berücksichtigung festgelegter Vorgaben, wie z.B. Arbeitszeit, Ruhezeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen und Freiwünsche zugewiesen werden. Das transparente Vergabeverfahren sowie der Einbezug der Mitarbeiter führen meist zu einer höheren Zufriedenheit im Team; Umplanungen oder Ausfälle werden dadurch seltener.

Dank cloud basiertem Zugriff können nach abgeschlossener Personaleinsatzplanung alle Mitarbeiter auf den Dienstplan zugreifen, um ihre Einsatzzeiten einzusehen – und das per PC, Tablet oder Smartphone. Änderungen am finalen Dienstplan werden automatisch an die betroffenen Mitarbeiter kommuniziert. So ist der Dienstplan für alle stets aktuell und transparent.

Auch versehentlich gelöschte Excel-Dokumente gehören der Vergangenheit an. Bei einer professionellen Dienstplan-Software sind die Daten gesichert. Alle eingetragenen Dienste und Arbeitszeiten werden in der Regel auf mehreren Servern gespeichert. Selbst im unwahrscheinlichen Falle eines Server-Crashs gehen also keine Daten verloren. Zu jeder Zeit können alle Daten des Dienstplans ortsunabhängig abgerufen werden. 

Dienstplan-Live: zeitgemäße Dienstplan-Software.

Machen Sie Schluss mit fehleranfälliger Dienst- und Schichtplanung anhand von Excel-Vorlagen und steigen Sie um auf Dienstplan-Live, der erfrischend anderen Dienstplan-Software. Den Dienstplan einfach online erstellen und Zeit, Nerven und langfristig auch Geld sparen. 

Wenn Sie eine effektive Alternative zu Excel suchen, dann testen Sie Dienstplan-Live einen Monat kostenlos und erleben Sie die Vorzüge unserer digitalen Dienstplan-Software.

• automatisiert zeitaufwändige und fehleranfällige Arbeitsschritte; 
• berücksichtigt automatisch alle hinterlegten Regeln und Bedingungen; 
• ermöglicht Mitarbeitern, ihre Freiwünsche und Urlaubsanträge selbst einzugeben; 
• berücksichtigt die tatsächliche zeitliche Verfügbarkeit und die bestmögliche Eignung und Qualifikation der Mitarbeiter und
• ermöglicht die automatische Arbeitszeiterfassung durch Übernahme der geplanten Dienste.

Dienstplan-Live ist eine webbasierte Anwendung, sodass keine lokale Installation oder ein Software-Download notwendig sind. Der Online-Dienstplaner kann von überall aus genutzt werden – per PC, Tablet oder Smartphone.

Unsere Server werden von einem professionellen Provider in Deutschland gehostet und Ihre Daten werden sicher nach den deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen (EU-DSGVO) behandelt.

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