Dienstplan-Live: Erste Informationen und Funktionsweise

Die Funktionsweise

Dienstplan-Live (DPL) funktioniert bei der automatischen Dienstplan-Erstellung (ADE) nach dem Grundprinzip: Gestrichen werden alle Mitarbeitenden, die einen Dienst nicht (mehr) leisten können oder wollen. Und aus den restlichen wird das am besten geeignete Teammitglied (TM) ausgewählt. Also: nicht wer besonders gerne möchte, sondern wer nicht kann oder nicht möchte, bestimmt die Auswahl des Teammitgliedes.

Dabei beginnt Dienstplan-Live am ersten Tag des Monats mit dem gemäß =>Dienste=>[Name Dienst]=>Planungsreihenfolge ersten Dienst und versucht bis zum letzten Dienst des letzten Tages, den jeweils optimalen Mitarbeitenden für jeden Dienst zu finden.

Dienstplan-Live berücksichtigt also alle vorgegebenen Daten, schaut aber beim Planen nur bedingt voraus. Was bedeutet: Bestimmte Dienstabfolgen und/oder Einsätze von Mitarbeitern, die sich nicht aus den vorgegebenen Daten erwarten lassen, werden am besten vor der automatischen Dienstplan-Erstellung manuell eingetragen.

Dabei stellt Dienstplan-Live auf vier Datenbereiche ab:

• Die Grunddaten mit den Spezial-Bestimmungen;
• die Daten der Dienste, die belegt werden sollen;
• die Daten der Teammitglieder samt ihren Bilanzen;
• die regelmäßigen oder monatsspezifischen Wünsche der Mitarbeiter/innen.

Daraus setzt Dienstplan-Live jeweils einen Monatsplan zusammen, und zwar nach dem Prinzip:

• Ein Dienst wird mit dem gleichen Teammitglied wie am Vortag belegt, wenn keine anderen Bedingungen dagegensprechen.
• Wenn der Dienst mit einem anderen Teammitglied belegt werden muss, checkt die Software alle dafür qualifizierten Mitarbeiter/innen in einem dreistufigen Verfahren ab.
• Erst wenn auch dann niemand für den Dienst gefunden wird, setzt die Anwendung ein Fragezeichen zur späteren manuellen Bearbeitung.

Dienstplan-Live hält sich bei der automatischen Erstellung der Pläne grundsätzlich an die in den Dienst- und Team-Definitionen eingegebenen Daten.

Aber, wie erwähnt: Sowohl vor- wie nachher ist es möglich, manuell Ergänzungen und Veränderungen vorzunehmen und sich dabei auch über die eingegebenen Daten hinwegzusetzen.

Die Veränderungen

Ein erstellter und als =>[finale Version] definierter Monatsplan kann immer und aktuell veränderten Bedürfnissen angepasst werden. Und alle betroffenen Mitarbeitenden  sowie die Planer (PL) und die zuständigen Personalverantwortlichen (PV) und Dienstverantwortlichen (DV) werden sofort per E-Mail über die Änderung informiert. 

So kann der Dienstplan auch rein digital betreut und geführt werden.

Die Kapazitätsplanung

Dienstplan-Live stellt verschiedene Module zur Verfügung, mit denen Kapazitätsbedürfnisse und bestehende Kapazitäten übersichtlich berechnet werden und eventuelle Lücken auch im Zusammenhang mit Urlaubsabwesenheiten rechtzeitig erkannt werden können. 

Obschon auch beim Einsatz dieser Software davon ausgegangen wird, dass besondere Wünsche und Abwesenheiten im direkten Gespräch festgelegt werden, kann besonders auch die Urlaubsplanung vollelektronisch abgewickelt werden:

• Die MA geben ihre Wünsche in DPL ein;
• per Mail werden die Verantwortlichen informiert;
• diese können die Wünsche so oder anders genehmigen;
• die MA werden über die genehmigten Urlaub per Mail informiert.

Der Einstieg

Überall, wo Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie sich auch in Dienstplan-Live einloggen. Sie benötigen dafür einen Benutzernamen und ein Kennwort. Für den ersten Planer werden diese von g3s Darmstadt oder der LaCoSA AG Bern zugeteilt. 

Ab dann sind die Planer für Benutzernamen und Kennwort zuständig.

Diese können auf der Seite =>Team=>[Name TM]=>Kontakt bearbeitet werden.

Der Benutzername ist identisch mit der kompletten Mail-Adresse in =>Team=>[Name TM]=>Kontakt=>E-Mail1. Er kann auch von den Mitarbeitenden selber hinterlegt werden. Es ist aber sinnvoll, ihn nicht zu verändern. Das Kennwort hingegen sollte von allen Benutzern selbst festgelegt bzw. verändert werden.

Der Einstieg in den richtigen Account wird über Benutzername + Kennwort definiert. Wer also Zugriff auf mehrere Accounts haben muss, aber nur eine Mail-Adresse (also immer den gleichen Benutzernamen) hat, muss für die verschiedenen Accounts unterschiedliche Kennworte wählen.

Der Aufbau

Dienstplan-Live ist so aufgebaut, dass es sich empfiehlt, bei der ersten Nutzung die Daten von links nach rechts einzugeben: mit den =>Einstellungen zu beginnen und dann =>Dienste und =>Team zu bearbeiten. Alle Daten können aber später verändert und/oder auch rückwirkend neu berechnet werden.

Zwar können gleichzeitig viele Teammitglieder die Daten lesen und bearbeiten. 

Wenn aber mehrere Bereichsleiter zusammen für ein ganzes Team verantwortlich sind, empfiehlt es sich, einen Planer zu benennen, der das Ganze managt. Die Gefahr ist sonst zu groß, dass die automatische Planung vor Fertigstellung der manuellen Vorbereitung startet und/oder einen (fast) fertigen Dienstplan überschreibt.

Mit dem Ablauf, wie er im “Handbuch für Planer” Kapitel “Dienstpläne” beschrieben ist, können auch mehrere Verantwortliche unabhängig voneinander mit Dienstplan-Live planen, wenn sie die manuelle Vorbereitung und die manuelle Nachbearbeitung separat für ihre Abteilung machen, dazwischen die ADE aber zu einem fixen Zeitpunkt einer einzigen Person überlassen.